SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

También es preciso conocer cuáles son los diferentes marcos que regulan los diferentes sistemas de gestión. Por un lado tenemos un marco normativo, o conjunto de normas cuyo cumplimiento no es de carácter obligatorio, y por otro el marco legislativo, cuyo cumplimiento es obligatorio, ya que se trata de Reglamentos, Reales Decretos, Leyes, etc.

El marco por el que se rigen los Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC) es exclusivamente normativo (norma ISO 9001, cuyo cumplimiento es voluntario). Sin embargo, los Sistemas de Gestión Medio Ambiental (SGMA) pueden regirse por la norma ISO 14001 o por el Reglamento Europeo EMAS, además de otra legislación múltiple. Los Sistemas de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales (SGPRL) también están contemplados, a la vez, en leyes y en normas voluntarias (Ley 31/95, normas ILO-OHS-2001 y OHSA 18001).

- IMPLANTACIÓN E INTEGRACIÓN

El objetivo de un sistema de gestión integrada de la calidad, medio ambiente y PRL es la obtención de un mejor resultado empresarial gestionando las tres disciplinas de forma integrada, es decir, integrando los sistemas que las gestionan, los procesos que los soportan y las actividades que componen los procesos.

Estas disciplinas se pueden gestionar de manera independiente, en cuyo caso:

• Existen 3 manuales, 3 conjuntos de procedimientos y, si es el caso, 3 conjuntos de instrucciones.
• La implantación se hace de forma secuencial (3 periodos de implantación) y atendiendo a prioridades.
• Se aíslan conceptos.

En el caso de una gestión integrada:

• Existe un único manual de gestión. Los procedimientos e instrucciones generales no se duplican y, habitualmente, se elaboran por separado los procedimientos e instrucciones específicas de cada uno de los sistemas.
• La implantación es simultánea, por lo que el periodo de implantación total es más corto que si se implantaran los sistemas por separado.
• Se distribuyen esfuerzos y el sistema en su conjunto se diseña e implanta más rápido.
• Requiere una cuidadosa implantación.

- INTEGRACIÓN POR PROCESOS

El nuevo enfoque de trabajo de la ISO 9001 obliga a trabajar por procesos (entendemos por proceso la actividad que transforma elementos de entrada en elementos de salida con un valor añadido). Este enfoque ya lo realizaba la ISO 14001, por lo que la nueva metodología de calidad facilita la integración de ambos sistemas. El siguiente gráfico muestra la relación entre los modelos de gestión ISO 9001 e ISO 14001.

¿Cómo se integran los tres sistemas de gestión? Los sistemas de calidad, medio ambiente y PRL deben integrarse a través de la gestión por procesos. Para llevar a cabo la integración por procesos de una manera ordenada y coherente se han de seguir una serie de pasos en los que se combinarán los recursos (tanto materiales como humanos), el método o la sistemática a seguir, el medio ambiente y el entorno laboral.

Se realiza básicamente:

• A nivel operacional: es decir, integración en la base operativa, con el objetivo de que todas las personas, tanto los directivos como los técnicos y los operarios perciban y gestionen la calidad, el medio ambiente y la prevención de riesgos laborales como algo inseparable.
• A nivel de funcionamiento del sistema: dirección única del sistema, edición y control de la documentación común, sistemas de verificación y control comunes en la medida de lo posible, tratamiento común de las no-conformidades y acciones correctoras y preventivas.

El comportamiento de cualquier proceso viene determinado por una serie de variables que, habitualmente, se conocen como las 5M:

1. Los materiales tienen que cumplir las especificaciones o requisitos de calidad, medio ambiente y seguridad que se requieran.
2. De la misma manera, las máquinas que participan en el proceso habrán de atender estos requisitos.
3. La mano de obra o los recursos humanos tienen que estar formados en dichas disciplinas.
4. Los métodos con los que se vaya a trabajar tienen que respetar las exigencias que el sistema integrado determine.
5. Y el medio o entorno ha de facilitar el cumplimiento de estos requisitos.

La integración de los sistemas de gestión de calidad, del medio ambiente y de la PRL será más sencilla cuanto más estructurada esté la organización. La integración ideal de los tres sistemas de gestión debería presentar las siguientes características:

• Responsable único de los tres sistemas y funciones de dirección técnica corporativa diferenciadas.
• Sistemas de gestión totalmente incorporados en las actividades operativas. los requisitos de calidad, medio ambiente y PRL se entienden como una parte más de la tarea.
• Documentos y registros mínimos.
• Políticas, objetivos y metas coherentes.

Es evidente que las situaciones de partida son muy diversas pero, en cualquier caso, se precisa un fuerte liderazgo de la Dirección y de su equipo de colaboradores para poner en marcha un sistema de gestión integrada eficiente.

- IDENTIDADES Y DIFERENCIAS ESENCIALES ENTRE SISTEMAS DE CALIDAD Y PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

A continuación se apuntan aquellos principios esenciales que permiten entender las profundas coincidencias entre ambos sistemas, demostrándonos la experiencia que una actuación decidida en la mejora de las condiciones de trabajo, con la participación e implicación de los trabajadores allanará el camino hacia la calidad, creando el clima de confianza mutua que ofrece toda inversión en lo humano y evidenciando ante los trabajadores que la calidad y la productividad no se pretenden a su costa si no contando con ellos.

- Tanto la prevención como la calidad, empieza por la dirección. Sólo si la dirección esta comprometida, y este compromiso se muestra además de con palabras, con hechos y con el ejemplo, se lograra el éxito.

-  La Prevención y calidad, son un proyecto permanente. Las metas no pueden ser estáticas, los sistemas deben estar inmersos en un proceso de mejora continua.

-  El sistema de Calidad pone su mayor énfasis en el producto y servicio, y por supuesto en el proceso que lo genera y aunque considera también a las personas como recurso importante, es sólo el sistema de Prevención quien asume que éstas son su objetivo esencial.

  

El sistema de Prevención de Riesgos Laborales es fruto de una exigencia legal y de una demanda social, en cambio el de calidad tiene su origen en una relación contractual entre proveedores y clientes para garantizar unos determinados estándares exigidos por el mercado. Ello determina que si bien el primero es obligatorio, el segundo, aunque conveniente, tiene carácter de voluntario y mientras uno viene determinado por unas directrices legales, el otro lo es por normas internacionales.

- LA INTEGRACIÓN DEL SISTEMA Y LA EXCELENCIA EMPRESARIAL

La excelencia, como necesario objetivo empresarial, no es una meta concreta a superar, es en realidad un camino que nos  predispone individual y colectivamente para estar en todo momento en las mejores condiciones. En la figura se muestra esquemáticamente la conjunción de elementos y sistemas que dentro de un proceso de innovación y aprendizaje continuo han de favorecer un desarrollo empresarial sostenible en el referido camino de la excelencia.

- FUNDAMENTOS TÉCNICOS Y LEGALES DE LA INTEGRACIÓN DE UN SISTEMA. 

La integración de la prevención en todos los niveles jerárquicos de la empresa implica la atribución a todos ellos y la asunción por éstos de la obligación de incluir la prevención de riesgos en cualquier actividad que realicen u ordenen y en todas las decisiones que adopten".

Ahora bien, tengamos en cuenta que la propia naturaleza de los sistemas de Calidad y Medio Ambiente conlleva también la necesidad de su integración a todas las actividades y funciones de la empresa para que ambos sistemas sean realmente efectivos, aunque todavía la normalización al respecto no lo enfatice suficiente. Luego los tres sistemas se basan en la integración funcional y persiguen la optimización de recursos mediante la minimización de costes causados por una gestión deficiente. Además, con un diseño adecuado habría de lograrse la sinergia mutua que facilita la eficaz implantación de cada sistema y su posible integración en un sistema unitario.

Las indudables ventajas de un sistema unitario serían entre otras, la disminución de la burocracia y de los costes de implantación, una mejor formación integral de los miembros de la organización y, como consecuencia, una más racional y eficaz gestión empresarial.            

- DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRADO

- Una vez definida la situación de partida, las etapas a seguir son:

• Identificación de los requisitos.
• Despliegue de los requisitos.
• Integración de métodos y documentos

- La formación mínima necesaria para el diseño e implantación de un sistema de gestión integrada se debe impartir en cuatro etapas diferentes.

• Formación previa.
• Formación durante el proceso de documentación.
• Formación durante el proceso de implantación.
• Formación para la auditoria.

La implantación del sistema se tiene que realizar conforme a los planes establecidos y bajo la responsabilidad de las personas designadas. Dicha actividad consiste, fundamentalmente, en aplicar lo definido, en comprobar su cumplimiento y en evaluar su eficacia. Previamente se habrá distribuido la documentación correspondiente a cada puesto de trabajo y se habrán dado todas las explicaciones pertinentes al personal. El siguiente gráfico ilustra las etapas de la integración.

- VENTAJAS DE LA INTEGRACIÓN DE UN SISTEMA

• Alineamiento de las diferentes políticas y objetivos de la organización.
• Armonización de los diferentes criterios de gestión.
• Simplificación de la estructura documental del sistema.
• Menor esfuerzo global de formación del personal e implantación del sistema.
• Menor esfuerzo de mantenimiento del sistema.
• Integración de la información y el control de gestión.
• Relacionabilidad de las diferentes tareas en un único puesto de trabajo.
• Reducción del tiempo y coste de mantenimiento del sistema.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

• Fraguela, A; Carral, A; Iglesias, J; et all. (2011) La integración de los Sistemas de Gestión. Necesidad de una nueva cultura empresarial.  78 (167) (p. 44-49) DYNA, ISSN electrónico 2346-2183. ISSN impreso 0012-7353.

• Mintrabajo. (s.f) Guía técnica de implementación para Mipymes. 

• ISO. Sistemas de Gestión de Calidad. Norma ISO 9001:2015. 

• ISO. Sistemas de gestión ambiental- Requisitos con orientación para su uso. ISO 1400. 

• Norma Técnica Colombiana. NTC-OHSAS 18001. Sistema integrado de Salud y Seguridad ISO 18000.